Az Excel adatkezelése 2. (Autoszűrés)

A múlt héten már megbeszéltük azt, hogy:

• az Excelben miként tudjuk adatainkat egy nagy táblázatban letárolni
• a táblázatban lévő adatokat hogyan lehet a kívánt sorrendbe rendezni.

Csakhogy, ha tényleg sok adatunk van, akkor azokat hiába rendezzük a kívánságunknak megfelelően, mégsem fogjuk átlátni a sorokat (rekordokat). A problémát az adatok szűrése fogja majd megoldani, vagyis az, hogy csak azok a tételek legyenek benne a táblázatban, amelyek elvárásainknak megfelelnek.

Az adatok szűrésére kétféle módszer is létezik:

• az egyszerű, vagy autoszűrés,
• és a speciális, vagy irányított szűrés (ezt a következő posztban tárgyaljuk).

Egyszerű, vagy autoszűrés

Az Excel korábbi verzióiban még autoszűrőként hivatkoztak rá minden esetben, a 2007-es verziótól kezdődően néha csak szűrőként (így, jelző nélkül) is fogunk vele találkozni. Amennyiben adatainkat szűrni szeretnénk a segítségével, akkor a következőket tegyük:

• álljunk bele a szűrendő adatokba,
• menjünk át az "Adatok" menüszalagra, majd kattintsunk rá a "Szűrés" ikonra,
• ennek hatására az összes mezőnév átalakul egy-egy legördülőlistává.

Autoszűrő bekapcsolása

Ezt követően nyissuk le a legördülőlistát, majd válasszuk ki, hogy milyen adatokat akarunk látni. A lehetőségek a következők:

1. Az egyes tételek leszűrése úgy, hogy kipipálva hagyjuk azokat, amelyeket szűrés után is látni akarunk. Ekkor két módon dolgozhatunk.

• Ha csak néhányat szeretnénk nem látni, akkor azokról vegyük le a pipát.
• Ha viszont csak néhányat szeretnénk látni, akkor viszont előbb vegyük le az összes tételről a pipát, majd azokra rakjuk vissza, melyeket látni szeretnénk.

2. Feltételnek megfelelő elemek szerepeltetése. Ez esetben is két lehetőségünk van:

• Ha az adott mezőben csak szám adatokat tárolunk, akkor "Számszűrök" közül választhatunk, melyek értelmezése pár kivételtől eltekintve nem jelent gondot. Az átlaghoz viszonyított szűrés is csak kis átgondolást igényel: az átlagnál nagyobb, illetve kisebb értékeket tartalmazó sorok (rekordok) kerülnek megjelenítésre.

Számszűrők

• Ha a mezőben szöveges adatok vannak, akkor a lehetőségek egészen mások, de ezeket is csak egy kicsit kell magyarázni: hogy kezdődik, hogy végződik, illetve mit tartalmaz/nem tartalmaz a mező az adott rekordban. Például ha a "Kezdete" elemet választva megadjuk, hogy "Győr", akkor szerepelni fog mondjuk "Győrszemere", "Győrújbarát", stb. Ezek alapján a többi is világos, gondolom.

Szövegszűrők

Külön kell beszélni az "Egyéni szűrő..." elemről. Ebben az esetben két feltételt is meg lehet adni, de ekkor azt is meg kell határozni, hogy a két feltételnek:

• egyszerre kell-e teljesülni,
• vagy elég, ha csak az egyik feltétel elégül ki.

Egyéni szűrő

Előbbi esetben "És", utóbbiban pedig "Vagy" lesz a feltételek kapcsolata. De, a hétköznapi nyelvben is így szoktunk beszélni. Igaz, csak általában!

Ehhez a témakörhöz ezt a videót ajánlom (nagyjából az első 15 percet). Aki a videóban szereplő dolgokat maga is ki akarja próbálni, a minta adatokat innét le is lehet tölteni.

Ha tetszett, ne felejtsed el a cikket megosztani! A felső Facebook lájk és megosztás a PC Suli Facebook oldalára vonatkozik, ez pedig a cikkre.

Ha a jobb oldalon fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!