Az Excel adatkezelése 4. (részösszegek)

Az eddigi, az adatkezelésről szóló bejegyzések alapján mindenki látja, hogy tényleg nagyszerűen tudunk az Excel programmal adatokat feldolgozni. Akár nagyon nagy mennyiségű adatot is, hiszen akár millió tételt is tartalmazhat egy-egy adatbázis.

Pedig a java még csak ezek után jön, hiszen ezidáig csupán a minket érdeklő adatok sorba rendezéséről, illetve leválógátasáról esett szó. Az igazi adatfeldolgozások még csak most jönnek majd:

• elsőként az egyszerűbb összesítésekre használható részösszegek,
• majd a tényleg fantasztikusan sokoldalú kimutatások.

Mikor alkalmazzuk a részösszegeket?

Akkor tudjuk majd a most bemutatásra kerülő módszerrel adatainkat feldolgozni, ha csak egyetlen szempontot kell figyelembe venni az összesítéskor. Például, ha:

1. egy raktárban letárolt árucikkek árát szállítónként szeretnénk összesíteni,
2. egy vállalkozásban dolgozó emberek fizetését munkakörönként szeretnénk átlagolni,
3. stb.

A lényeg az, hogy:

• van egy olyan mező (oszlop), amelynek tartalma többször is ismétlődik, mint például a szállítók neve, vagy a beosztások egy cégnél,
• és egy másik mezőben lévő adatokat valamilyen statisztikai függvénnyel összesíteni szeretnénk, mint például az árucikkek összértéke, vagy a fizetések átlaga.

Az összesítés előkészítése

Ha azt akarjuk, hogy a részösszegek jól működjön, előzetesen arra a mezőre (oszlopra) nézve rendezni kell az adatokat, amely szerint összesíteni szeretnénk. Eddigi példáinknál maradva:

1. az első esetben a szállítók mezőbe álljunk bele, majd kattintsunk az "AZ" ikonra (az egykulcsos rendezésről itt esett részletesen szó),
2. a második esetben pedig a munkakörök mezőbe (oszlopba) állást követően járjunk el ugyanígy.

Maga az összesítés

Lapozzunk az "Adatok" menüszalagra, majd kattintsunk a "Részösszeg" ikonra. Ezt követően a megjelenő párbeszédablakban adjuk meg a szükséges paramétereket a következők figyelembevételével:

• a "Csoportosítási alap" listában válasszuk ki azt a mezőt, amelyre nézve korábban rendeztük is az adatokat,
• a "Melyik függvénnyel" listában a lehetséges statisztikai függvények közül is válasszuk ki az alkalmazni kívántat,
• pipáljuk ki azt (azokat) az elemet (elemeket) az "Összegzendő oszlopok" párbeszédelemek közül, melyeket összesíteni szeretnénk,
• befejezésként kattintsunk rá az "OK" gombra.

Ekkor, az adatok előtt meg fognak jelenni további, az összesítéshez használható párbeszédelemek, melyek szerepe a következő:

• a felül látható "1", "2", és "3" számokra kattintva csak a teljes összeg, az egyes tételekhez tartozó részösszegek, illetve minden egyes tétel külön-külön lesz látható,
• a részösszegek előtt megjelent "+" illetve "-" jelre kattintva az adott tételhez tartozó elemek elrejtésre, illetve újra megjelenítésre kerülnek.

Mindezek az ajánlott videón természetesen részletesen bemutatásra is kerülnek.

Részösszegek eltávolítása

Amennyiben a részösszegekre már nincs szükségünk, akkor azokat a következő módszerrel tudjuk eltávolítani:

• Lapozzunk az "Adatok" menüszalagra, majd kattintsunk a "Részösszeg" ikonra,
• ezt követően a megjelenő párbeszédablakban nyomjuk meg "Az összes eltávolítása" gombot.

Ehhez a témakörhöz ezt a videót ajánlom (38. perctől kb. a 45. percig). Aki a videóban szereplő dolgokat maga is ki akarja próbálni, a minta adatokat innét le is lehet tölteni.

Ha tetszett, ne felejtsed el a cikket megosztani! A felső Facebook lájk és megosztás a PC Suli Facebook oldalára vonatkozik, ez pedig a cikkre.

Ha a jobb oldalon fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!