Excel formázása 2.

Nagyon hosszú ideje nem jelentkeztem cikkel, de igazoltan maradtam távol a blogbejegyzések írásától. Nagyon nagy fejszébe vágtam ugyanis a fejszémet: munkahelyemen, a Győri Radnóti Miklós Általános iskolában informatika tagozatos képzés indult, és ennek keretében kellett tananyagot fejlesztenem. Ez a munka jelenleg is folyik, javaslom tekintsék meg ezt az innét,  pillanatnyilag még teljesen ingyenesen elérhető webhelyet, ahol óriási mennyiségű tananyag található már most is évfolyamonkénti, azon belül tanórai bontásban. Bár általános iskolai a tananyag, ennek ellenére nagyon sok minden felnőtteknek is remekül használható információhoz lehet jutni. Így például mai témánk, az Excel celláinak a formázása is kompletten megtalálható itt. Gyakorlatilag innét került átvételre a következő cikk is.
Ez a cikk a közel 1 éve megjelent cikk folytatása, mely itt érhető el.

Szegély

A szegélyek megadása akkor lesz majd feltétlenül szükséges, ha a táblázatot ki is akarjuk nyomtatni. A legfontosabb lehetőségek, melyeket a  ikont lenyitva érhetünk el, a következők:

• Nincs szegély,
• Minden szegély,
• Vastag körbe szegély.

Általában a táblázat minden szegélyét meg szokás rajzolni, plusz a magyarázó feliratokat, valamint a táblázatot körbe vastag vonallal célszerű kiemelni (mint ahogy az a képen is látszik).

Kitöltés

A kitöltéseket a magyarázó feliratok, esetleg egyes eredmények kiemelésére szokás elsősorban alkalmazni. Most is elmondható, hogy párbeszédablakból sokkal több lehetőségünk van, de a  ikont lenyitva látható opciók is elegendőek szinte minden munkához. Két fontos dolgot kell még megtárgyalni:

• Ha egy véletlenül, vagy rosszul megadott kitöltést meg szeretnénk szüntetni, akkor azt nem fehér kitöltésre kell cserélni, hanem a “Nincs” opciót kell választani!
• A kitöltött cellák nyomtatáskor meglehetősen pazarolják a festéket.

Számformátum

Mint arról már több alkalommal esett szó, a forrásadatok begépelésekor nem szabad a mértékegységeket megadni, mert akkor a táblázatkezelő programok az adatot már nem számként fogják értelmezni, és a rájuk hivatkozó képletekben hibaüzeneteket fogunk kapni.

De akkor hogyan lehet mégis mértékegységeket látni a táblázatokban? A megoldás az, hogy a cellákat formázással alakítják a kívánt mértékegységet is tartalmazó alakra. Ezek közül az alábbi legfontosabbaknak ikonja is van:

• pénznem,
• százalék,
• ezres csoport,
• tizedesek növelése,
• tizedesek csökkentése.

Mivel ez a témakör kicsit bonyolultabb, mindegyikről pár mondatban kell külön is beszélni. A további, speciális lehetőségekről a következő bejegyzésben lesz majd szó.

Pénznem

A pénznemet állítani a csoportban lévő  ikonnal lehetséges. Ha csak rákattintunk, akkor Ft-ra állítjuk, de lenyitva választhatunk még € és $ közül is. Mindhárom esetben a legalább ezres nagyságrendű számokat ezres csoportosításban jeleníti meg, ami a kiolvashatóságot nagyon megkönnyíti. Annak hasznossága már vitatható, hogy 2 tizedes is mindig megjelenik, de ezen tényleg csak 2 kattintás segíteni.

Százalék

A táblázatkezelők a matematika órán tanult százalékszámítási szabályoktól annyiban eltérően működnek, hogy bennük sosem kell százzal osztani / szorozni. Ez úgy lehetséges, hogy a  ikonnal megformázott, százalékként megjelenített érték a valós cellatartalom százszorosa. Ezen kívül mindig megjelenik ma cella végén a % jel, és egészre kerekíti a cella tartalmát a program. Ha ez nekünk nem megfelelő, akkor a tizedesek számát állítsuk be, melynek módja rögtön ismertetésre kerül.

Ezres csoport

A  ikonnal könnyebben kiolvasható, ezresekre csoportosított formába hozhatóak a legalább ezres nagyságrendű számok. Az itt is megjelenő két tizedest a tizedesek beállítására szolgáló, a következő pontban ismertetésre kerülő ikonokkal lehet megváltoztatni.

Tizedeshelyek száma

Két szabályt kell először leszögezni:

• A táblázatkezelők mindig pontosan tárolják a cellában lévő számot, mi csak azt állítjuk itt be, hogy azokból hány legyen megjelenítve. Ebből néha probléma is adódhat olyankor, mikor mondjuk a 100%-ot látjuk egy cellában, majd azzal az értékkel továbbszámolva valamilyen elsőre érthetetlen eredményt kapunk. Ennek a magyarázata az, hogy a cellában valójában bármilyen 0,96-nál nagyobb számot százalékra formázva mi 100 %-ot fogunk látni, a továbbszámoláskor viszont a pontos számmal fog számolni a program. Ha ez probléma, akkor ne ikonokkal formázva kerekítsünk, hanem egy kerekítő függvénnyel.
• Kerekítéskor mindenkor a matematika órán, a kerekítés szabályairól tanultaknak megfelelően járnak el (1-4 → le / 5-9 → fel).

A  /  ikonok használatára nagyon gyakran lesz szükségünk, mert a már említett többi ikonnal elérhető számformátum tizedeseinek száma gyakran nem lesz számunkra megfelelő. Az ikonra állva ki írja minden táblázatkezelő, hogy az adott ikon éppen növeli, vagy csökkenti a tizedesek számát, bár kis gyakorlattal a rajtuk lévő nyilacskák alapján majd fel is fogjuk őket ismerni.