Az Excel adatkezelése 3. (Irányított szűrés)

Az remélhetően már mindenki számára látszik, hogy az Excel nemcsak számítási feladatokban remek segítség, hanem akkor is, ha nagyon sok adatot kell letárolnunk, majd azokat feldolgoznunk. Pedig, még csak az elején vagyunk a táblázatkezelő programok legnépszerűbbikének, az Excelnek az ilyen irányú szolgáltatásainak a megbeszélésében. Amit már tudunk:

• adatok letárolása és rendezése,
• illetve az egyszerű feltételeknek megfelelő adatok leválogatása.

A mai bejegyzésben a leválogatás vonatkozásában lépünk tovább.

A múlt héten megbeszélt autószűrés nagy segítség, de van egy jelentős korlát, amit használata során nem lehet átlépni:

• ha két mezőre (két oszlopra) is megadunk feltételt, akkor azok között mindenképpen "ÉS" kapcsolat lesz.

A megoldás az irányított (újabb terminológiában speciális) szűrés. Ez a módszer ráadásul sokkal bonyolultabb feladatok megoldását is lehetővé tesz.

A szűrés előkészítése

Ha speciális (irányított) szűrést szeretnénk alkalmazni, akkor előzetesen mindenképpen elő kell készíteni a szűrést azzal, hogy elkészítjük a feltétel, vagy kritérium tartományt. Ennek menete a következő:

• Azoknak a mezőknek a nevét, melyekre majd feltételt akarunk megadni, másoljuk félre úgy, hogy a szűrendő adatok által lefoglalt oszlopok, és a feltételek megadására szánt oszlopok között legalább egy üres oszlopot kihagyunk;
• Ezt követően írjuk be a feltételeket úgy, hogy az egymással "ÉS" kapcsolatban lévő feltételeket egy sorba, a "VAGY" kapcsolatban lévőket pedig külön sorokba írjuk.

Na, ezt így biztosan nem lehet megérteni, de egy példa most is segít az értelmezésben. Tegyük fel, hogy autók adatait tároljuk. Az egyes oszlopokban (mint tudjuk, hivatalos nevük mező) a következő információkat tároljuk:

• márka,
• típus,
• eladási ár,
• eladási hónap,
• régió (hol adták el az autót).

Ha csak az 1-2 millió közötti árú AUDI, illetve az 1,5-1.8 millió közötti árú FIAT típusú autókat akarjuk egyszerre látni, akkor azt hogy kell megadni?

Nos, négy feltételünk van, ami a következő hat J:

1. Eladási ár >= 1.000.000,
2. Eladási ár <= 2.000.000,
3. Márka = AUDI
4. Eladási ár >= 1.500.000,
5. Eladási ár <= 1.800.000,
6. Márka = FIAT

Feltételtartomány megadása

Az 1-3 feltételek között a kapcsolat "ÉS" mert egy autóra egyszerre kell, hogy teljesüljön a három feltétel. Ugyancsak "ÉS" a kapcsolat a 4-6 feltételek között. Ugyanakkor az 1-3, illetve a 4-6 feltételek egymással VAGY" kapcsolatban vannak.

Van egy külön probléma: hogy írhatok egy sorba két árra vonatkozó feltételt? Márpedig az "ÉS" kapcsolat miatt egy sorba kell írni az 1-2, illetve a 4-5 feltételeket! A megoldás az, hogy az "Eladási ár" mezőnevet kétszer kell a feltétel tartományba másolni! Összegezve, a feltétel (kritérium) tartomány az ábra szerint alakul.
Befejezésül még egy fontos megjegyzés: a feltételeknél a ki- és a nagybetű egyenértékű.

Maga a szűrés

Speciális szűrés indítása

Az előkészítést követően álljunk bele a szűrendő adatokba (nem szabad kijelölni őket, elég beléjük állni), majd kattintsunk rá az "Adatok" menüszalagon a "Speciális" ikonra.

A kapott ablakban lépjünk át a "Szűrőtartomány" rubrikába, azután a félremásolt mezőnevekkel együtt jelöljük ki az előzetesen megadott feltételeket.

Speciális szűrés megadása

Befejező lépésként kattintsunk rá az "OK" gombra. Ezt követően már csak a feltételeknek megfelelő rekordok fognak látszani.

Hogyha nem minden mezőre vagyunk kíváncsiak, akkor lehet szükségünk a "Más helyre másolja" opcióra:

• amely mezőkre kíváncsiak vagyunk, azoknak a nevét is másoljuk félre, természetesen ezúttal is üresen hagyva legalább egy oszlopot (sajnos másik munkalapra nem lehet szűrni),
• az "Irányított szűrés" ablakban a rádiógombok segítségével válasszuk a "Más helyre másolja" opciót,
• mielőtt az "OK" gombot megnyomnánk, lépjünk át a "Hová másolja" rubrikába,
• jelöljük ki a szükséges mezők nevét tartalmazó félremásolt területe,
• nyomjuk meg az "OK" gombot.

Szűrés törlése

Ha újra mindent meg szeretnénk jeleníteni, akkor nyomjuk meg a "Szűrők törlése" ikont.

Ehhez a témakörhöz ezt a videót ajánlom (18. percetől kb. 32. percig). Aki a videóban szereplő dolgokat maga is ki akarja próbálni, a minta adatokat innét le is lehet tölteni.

Ha tetszett, ne felejtsed el a cikket megosztani! A felső Facebook lájk és megosztás a PC Suli Facebook oldalára vonatkozik, ez pedig a cikkre.

Ha a jobb oldalon fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!