Az Excel adatkezelése 1.

Nemrégiben egy kedves idősebb hölggyel folytattam telefonbeszélgetést, amiben ő azt mesélte el, hogy  egy Excel táblázatba szeretné felvinni könyvtárát, majd ennek alapján a legkülönfélébb szempontokat megadva leválogatni az adatokat. Elgondolkodtam azon, amit elmondott, majd miután úgy láttam, hogy hasonló problémája másoknak is gyakorta szokott lenni, úgy döntöttem, hogy a következőkben az Excel adatbázis-kezeléséről fogok pár cikket írni. Annál is inkább, mert e témakörök az Excel leghasznosabb szolgáltatásai. Sok olyan trükk is van közöttük, melyekkel pillanatok alatt meg tudunk oldani olyan adatfeldolgozási feladatokat, melyeket egyébként akár hetekig tartó hosszas munkával tudnánk csak elvégezni.

A letárolandó adatok megtervezése

Elsőként azt kell tisztázni, hogy milyen adatokat szeretnénk letárolni. Lehetőleg minden adatot külön oszlopban (a szakzsargonban mezőnek szokás hívni az oszlopokat) tároljunk majd. Például a címeket majd bontsuk szét komponenseire (település, utca_házszám, irányítószám). Ha ezzel végeztünk, adjuk meg a letárolandó adatok fejlécét. Arra ügyeljünk, hogy amennyiben az információkat majd fel is akarjuk dolgozni, akkor kerüljük a többsoros fejléceket!

Arra is figyeljünk, hogy minden adatot egyetlen táblázatban kell megadni. A bevezetőben említett példánál maradva, ne készítsünk kiadónként új táblázatokat ezért, hogy ne kelljen többször is megadni ugyanazokat az adatokat.

Az adatok bevitele

Ehhez nem kell különösebb szakértelem, csak kitartás. Persze, ezt is megtehetjük kicsit profibban:

Kattintsunk a "Gyors elérési" eszköztár jobb szélén lévő nyíl gombra, majd a "További parancsok" elemre;

A "Választható parancsok" listában válasszuk a "Minden parancs" elemet;

A listában válasszuk az "Űrlap elemet ", majd kattintsunk a "Felvétel" gombra. Végül persze OK.

Ezek után álljunk rá az egyik fejlécre, majd kattintsunk a  ikonra a "Gyors elérési" eszköztáron. A feltett kérdésre adjuk az "OK" választ.

Ekkor megjelenik egy ablak, amelynek segítségével gyorsabban tudjuk az adatokat bevinni a táblázatba.

Az egyik rubrikából a másikba átlépni a Tabulátor, új tétet kezdeni pedig az Enter billentyűvel tudunk majd.

Adatok sorba rendezése

Egy kulcsos rendezés

Amennyiben valamelyik oszlopban lévő adatok szerint sorba akarjuk a tételeket (a szakzsargonban a sorokat rekordnak hívják), akkor a következő lépéseket tegyük:

• álljunk abba az oszlopba (mezőbe), amely szerint az adatokat rendezni szeretnénk,
• kattintsunk a "Kezdőlap" menüszalagon a "Rendezés és szűrés" ikonra,
• válasszuk az "A-Z", ha növekvő, illetve a "Z-A" ikont, ha csökkenő sorrendben akarjuk az adatokat látni.

Több kulcsos rendezés

Azt, hogy a többkulcsos rendezés mi fán terem, egy példán keresztül szeretném elmesélni. Ha a bevezetőben említett példánál maradunk, és a könyveinket kiadónkénti, azon belül szerzőnkénti, majd címenkénti sorrendben akarjuk látni, azt többkulcsos rendezéssel tudjuk megoldani. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtanunk:

• álljunk a rendezendő adatokba,
• kattintsunk a "Kezdőlap" menüszalagon a "Rendezés és szűrés" ikonra,
• válasszuk az "Egyéni sorrend..." elemet,
• kattintsunk az "Újabb kulcs" gombra,
• válasszuk ki a kulcsot a "Rendezés" listában,
• ha szükséges, adjunk meg csökkenő kulcsú rendezést a "Sorrend" listában,
• kattintsunk újra az "Újabb kulcs" gombra,
• stb.

Ha tetszett, ne felejtsed el a cikket megosztani! A felső Facebook lájk és megosztás a PC Suli Facebook oldalára vonatkozik, ez pedig a cikkre.

Ha a jobb oldalon fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!