Közös munka az Excelben

A mostani bejegyzés egy olyan témával foglalkozik, ami egyes munkahelyeken óriási segítséget jelent. Ott, ahol egy hálózati tárolóhelyen lévő Excel fájlt többen is szoktak néha használni. Az ilyen szituációkban az szokott a nagy probléma lenni, hogy:

1. Ha valaki megnyitja a fájlt, a többiek mindaddig, amíg az illető az állományt nem zárja be, nem férnek hozzá;
2. Ha pedig valamiért nyitva is felejti, akkor aztán elkezdődik a felmenő ági rokonok sűrű emlegetése, illetve a nem túl barátságos telefonos felszólítás a fájl bezárására.

Természetesen erre az esetre is létezik megoldás. Tapasztalatom szerint a mai cikkben bemutatásra kerülő módszert alig ismerik, pedig kulcsjelentőségű trükkről van szó.

A megosztás engedélyezése

A módszer valójában roppant fontos célra szolgál, és ráadásul nagyon egyszerű is. Mint már említettem, ennek dacára még olyan iskolai rendszergazdát és informatika tanárt is ismerek, aki nem ismeri az eljárást. Mentségükre szolgáljon, hogy nekem sem az egyetemen tanították meg, mert az Excel történetesen egyik tanáromnak sem volt a kedvence. Ezzel szemben hosszasan tanultuk az adatbázisok normalizálását több különféle módszerrel is, ami kétségkívül érdekes terület egy adatbázis tervezőnek, de kevésbé hasznos például egy rendszergazdának, vagy egy informatika tanárnak. Mondjuk, engem is érdekelt a téma, mert életemben volt egy olyan periódus is (1986-1995), amikor ügyviteli rendszerek tervezésével és programozásával foglalkoztam. 

De anekdotázás helyett lássuk magát az eljárást! Nos, csak annyi a dolgunk, hogy a közösen is használni szándékozott Excel fájlt:

• nyissuk meg a saját gépünkön,
• ezt követően lapozzunk az Excelben tényleg a nem túl gyakran használt "Korrektúra" menüszalagra,
• kattintsunk rá a "Megosztás" ikonra,
• a kapott ablakban pipáljuk ki a "Közös használat engedélyezése" jelölőnégyzetet.
• befejezésül még kattintsunk rá az "OK" gombra.

Természetesen a megosztással kapcsolatosan még számtalan további kérdés fog majd felmerülni, melyeket a következő témakörben részletesen is meg fogunk beszélni.

Megosztási beállítások

Ha a fentebb leírt lépéseket végrehajtjuk, akkor már többen is rudunk majd egyszerre dolgozni egyetlen Excel fájlban. De vajon mi történik az így bevitt adatokkal? Azok hogy kerülnek összefésülésre? Egyáltalán, mikor fogom én látni a mások által bevitt módosításokat? No és amit én változtattam, azt a többiek mikor észlelik majd? A korábbi értékekkel mi lesz? Mi történik akkor, ha adatok ütköznek? Fog az látszani, hogy egy adatot ki írt be? Csupa-csupa fontos kérdés, melyekre a válasz az, hogy: "Attól függ, hogy mit állítunk be." Maga a beállítás pontosan ott történik, mint ahol a fájlt meg kell osztani, csak a párbeszédablak "Beállítás" fülére kell lapozni.

A lehetőségek a következők:

• Megadható, hogy az összes bevitt adat megőrzésre kerüljön-e az általunk megadott időtartamig, vagy sem;
• Az adatok mikor legyenek láthatóak a többiek számára. Csak akkor, amikor valaki elmenti a munkáját (például egy Ctrl + S billentyűkombinációval, ami csak egy mozdulat), vagy adott időközönként automatikusan frissítésre kerüljenek az adatok, mégpedig szintén az általunk megadott időközönként;
• Illetőleg az ütköző adatok közül melyik legyen elmentve.

Mindezeket a paramétereket természetesen megosztáskor kell megadni. Ha nem adunk meg semmit, akkor az ábrán is látható alapértelmezett értékek lesznek érvényesek.

Ja, és természetesen az is fog látszani, hogy egy adatot ki vitt be. Ezek után büntetlenül hibázni sem lehet!

Ha tetszett, ne felejtsed el a cikket megosztani! A felső Facebook lájk és megosztás a PC Suli Facebook oldalára vonatkozik, ez pedig a cikkre.

Ha a jobb oldalon / fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!