A legszuperebb programok egyike, az Excel

Remélem előbb-utóbb az Excel használata általánosan elterjedt lesz, és mindenki felismeri ennek a programnak a zsenialitását. Ezzel az alkalmazással ugyanis minden olyan helyen roppantul leegyszerűsíthetjük a munkánkat, ahol:

• nagyon sokat kell kalkulálni, ráadásul az adatok folyamatos változása miatt az eredményeket mindig újra kell számolni,
• iszonyú mennyiségű, akár több százezer adatból kell a legkülönfélébb szempontok szerinti szűréssel és csoportosítással összesítő értékeket készíteni.

Mindezt olyan gyorsan, hogy ami hagyományos munkával akár több hétig is eltartana, azt elkészíthetjük akár 2-3 perc alatt is. Ez nem vicc, halálosan komoly. Aki nem hiszi, annak ajánlom a bejegyzés végén lévő videó megtekintését. Kétlem, hogy azok után sem akarja megtanulni az Excelt. Szóval, dologra fel, az első fontos lépések itt következnek.

Számolás és fejlécek megadása az Excelben

Az Excellel több tippben is foglalkoztam. Aki olvasta, az tudja, hogy a program lényege az, hogy olyan táblázatokat tudunk készíteni a segítségével, amelyekben az egyes adatokból ki lehet számítani az eredményeket. Például egy lakás felújításánál megadhatjuk az egyes, felhasználni kívánt festékek, burkolatok, segédanyagok, stb. egységárát, a várhatóan felhasználásra kerülő mennyiségeket, melyekből a program kiszámolja az egyes tételek bekerülési költségét (tétel_költsége = egységár * mennyiség), majd az egyes részköltségeket összesítve a teljes költséget (összköltség = tétel_költség_1 + tétel_költség_2 + stb.).

Az egészben az a legjobb, hogy nekünk semmit nem kell számolni, csak megadjuk, hogy mit hogy kalkuláljon a program. Ráadásul ami ugyanúgy számolandó, abból elég egynek a számítási módszerét megadni, a többit az Excel intézi. Erről szól két cikk is:

• Az egyik az úgynevezett automatikus kitöltést tárgyalja. Ez módszer szolgál arra, hogy nekünk elég legyen csak egyetlen képletet megadni, a többit az Excel fogja helyettünk elvégezni. Annak azonban nagy jelentősége van, hogy az adatokra hogyan hivatkozunk. Ez az egész lényege, aki ezt nem tudja profin, az nem ismeri igazán az Excelt. A cikket itt lehet elérni;
• Néha a fejlécekben hónapok nevei, a hét napjai, vagy valami hasonló, egy-két elemének megadása után logikusan folytatható adatokat szoktunk szerepeltetni. Ezek megadása roppant praktikusan felgyorsítható, ha ismerjük az itt elérhető trükköket;
• Akinek nagy táblázatokban kell a képleteket majd megadnia, annak lesz nagy segítség, ha az automatikus kitöltés egy egészen zseniális, de csak kevesek által ismert trükkjét is alkalmazza, amit itt lehet elérni.

Ismétlődő feladatok

Egy másik blogbejegyzésben arról volt szó, hogy a munkánkat billentyűkombinációkkal hogyan tudjuk felgyorsítani (ezt itt lehet elérni). A kifejezetten csak Excelben használható kombinációkat nem tárgyaltam, mert egyrészt kevés van, másrészt amit én a legtöbbet szoktam alkalmazni, az nem csak Excel specifikus. Konkrétan a Ctrl + Y-ra gondolok, melynek segítségével az utolsó műveletet lehet megismételni. De mi is egy művelet?

• amit egy ikonnal érünk el,
• illetve amit egy OK gombbal hagyunk jóvá.

Mire szoktam én használni a leginkább? Például az Excelben az oldalakra tördelés ha nem is bonyolult, de kicsit összetettebb feladat, mint a Wordben. Megjegyzem, ott sem 27, 32, vagy éppen 42 darab Enterrel kell megoldani, aki így teszi, az csak ugatja a Word használatát. És tegyük a szívünkre a kezünket, úgy mondjuk: mi nem így járunk el! Vagy mégis? Erről fog szólni egy cikk, amit itt lehet majd elérni.
Szóval, beszúrjuk az első oldaltörést, a többit pedig csak a kijelölésig hajtjuk végre, majd megnyomjuk a Ctrl + Y kombinációt. Sokkal gyorsabb lesz. Persze, ez csak egyetlen tipp a használatára. Az oldaltörésről és a nyomtatás előkészítéséről egy teljes cikk fog szólni, amit itt lehet majd elérni.

PDF készítése

Természetesen ebből a programból is állíthatunk elő PDF formátumú dokumentumot, melynek módszere itt olvasható el.

Extrább dolgok

Az Excellel rengeteg extra dolgot is lehet készíteni, melyeket a későbbiekben fogunk majd megtárgyalni. Ezek már kicsit profibb eljárások, de nem kell tőlük félni, nem olyan bonyolultak, mint amennyire hasznosak. Most csak felsorolom őket, illetve megadom a linküket, de csak később fogom megírni őket, úgyhogy pillanatnyilag még nem elérhetőek a témakörök:

• táblázatok formázása,
• diagramok készítése,
• "autofüggvények" alkalmazása,
• egyéb fontos függvények használata,
• nyomtatás előkészítése,
• Gantt diagram készítése.

Ez utóbbi is egy olyan zseniális módszer, amit szerintem a szakértők többsége sem ismer, a laikusok meg nem is hallottak róla. Az a lényege, hogy egy projekt esetében az egyes lépéseket lehet a segítségével úgy grafikusan ábrázolni, hogy az egyes folyamatok esetleges időbeni ütközése ránézésre látszik. Nehogy azt gondoljuk, hogy erre nekünk sosem lesz szükségünk! Építkezett már valaki? Igen, sokan. Mi volt az egyik nagy nehézség? Az, hogy a mestereket úgy ütemezzük, hogy senki ne legyen másnak útban, mindenki időben jöjjön, és ne előbb. A tetőfedő csak az ács után, a festő csak a villanyszerelőt követően.

Ebben csak nehezen igazodunk el

Rögtön látszik, hogy az ács kicsit korán jön, mert még folyik az emelet falazása

Videó

Ha a jobb oldalon fent lévő reklám olyasmiről szól, ami érdekel, kérlek nyissad meg. Ez Neked semmibe nem fog kerülni, a PC Sulit viszont - tényleg csak pár forinttal - támogatja. Előre is köszönöm!